makalah sekretaris organisasi

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh organisasi swasta maupun pemerintah. Peran sekretaris disini tentunya peran dalam membantu pimpinan dalam menentukan keberhasilan organisasi. Seorang sekretaris harus dituntut mempunyai keterampilan, pengetahuan, dan kepribadian yang baik, namun tak hanya sampai disitu, seorang sekretaris juga harus mampu melatih dan mengembangkan potensi dirinya supaya lebih mantap dalam bekerja.
Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang mempunyai wewenang dalam mengambil keputusan untuk membantu pimpinan dalam mensukseskan keberhasilan organisasi. Seorang sekretaris tidak boleh gagap teknologi, dan harus selalu up to date dalam menghadapi moderenisasi baik itu teknologi, pengetahuan dan lain sebagainya, maka dari itu pengembangan dan latihan seorang sekretaris sangat penting perannya, untuk itu setiap organisasi juga perlu memberi fasilitas penting tersebut kepada sekretaris untuk dapat menambah wawasannya.

1.2 Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan dan manfaat penelitian ini adalah untuk memenuhi salah satu mata kuliah Kesekretarisan, mengenai Peranan Sekretaris Organisasi Pemerintah Di Kantor Kementrian Agama Kabupaten Kuningan. Peranan sekretaris organisasi sengat penting karena sekretaris organisasi memiliki kewenangan dalam mengambil keputusan untuk itu klasifikasi dalam perekrutan sekretaris harus sangat selektif. Dan dengan dibuatnya makalah penelitian ini adalah sebagai tolak ukur antara teori dan implikasi di dunia nyata dan sebagai tolak ukur pula untuk pembelajaran bagi para calon sekretaris organisasi pemerintahan khususnya.

1.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan tema dan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka penulis mengutarakan rumusan masalah sebagai berikut :
1. Apa yang dimaksud dengan sekretaris, kesekretarisan, dan sekretaris organisasi?
2. Apa kedudukan dan peran sekretaris organisasi?
3. Apa ruang lingkup kegiatan sekretaris?
4. Bagaimana posisi sekretaris dalam organisasi?
5. Apa saja tugas seorang sekretaris?
6. Apa saja kualifikasi sekretaris organisasi?
7. Bagaimana pengembangan diri seorang sekretaris?

BAB II
KAJIAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Sekretaris, Kesekretarisan, dan Sekretaris Organisasi
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.
Kesekretarisan atau kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar
Sekretaris organisasi adalah seseorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi pemerintah tertentu.

2.2 Kedudukan dan Peran Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi bertindak sebagai kepala sekretariat, disamping bekerja atas intruksi pimpinan, juga memiliki wewenang untuk ikut membuat rencana organisasi, membuat keputusan, pengarahan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan, melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja. Dengan kata lain sekretaris organisasi membantu melakukan fungsi manajemen yang meliputi perencanaan, pengkoordinasian, penggerakan dan pengawasan.

2.3 Ruang Lingkup Kegiatan Sekretaris
Pada umumnya, kegiatan sekretaris meliputi :
1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat, yang meliputi pembuatan, penerimaan, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanan.
2. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern (hubunagn masyarakat).
3. Menyelenggarakan kepanitiaan rapat.
4. Menyelenggarakan kegiatan yang bersifat rahasia
5. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.
6. Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok organisasi.

2.4 Posisi Sekretaris Dalam Organisasi
Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan :
1. Peran Strategis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan peformen organisasi melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar
2. Peran teknis, peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. (dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris akan semakin intensif)
3. Peran pendukung, Peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing)

2.5 Tugas Sekretaris
Pada dasarnya pekerjaan atau tugas sekretaris dapat dibagi dalam tiga bagian, yaitu :
A. Tugas Rutin
Tugas rutin adalah tugas-tugas umum yang hamper setiap hai dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu aktu harus sudah dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya, tugas rutin meliputi : menyusun atau membuat surat, menata arsip, mengurus dan mengendalikan surat, menerima dan melayani tamu serta bertemu, mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, dan menyiapkan pembuatan laporan.


B. Tugas Melaksanakan Instruksi (Penugasan Khusus)
Adalah tugas yang tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris, tetapi dilaksanakan apabila ada instruksi khusus dari pimpinan, seperti, menyiapkan rapat dan membuat notulen atau risalah rapat, menyiapkan perjanlanan dinas pimpinan, dan mengambil keputusan
C. Tugas Yang Bersifat Kreatif
Adalah tugas atas prakarsa sendiri, yakni tanpa diminta atau diperintah pimpinan, seperti, membuat perencanaan kerja organisasi yang kan dating, pemantapan kepribadian, mengembangkan diri sekretaris dll

2.6 Kualifikasi Sekretaris Organisasi
1. Pengetahuan
a. Mempunyai pengetahuan yang luas
b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasi
c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya
d. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran
e. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing
2. Keterampilan
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing
d. Manpu menggunakan teknologi perkantoran
3. Kepribadian
a. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik
b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,
keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawab



2.7 Pengembangan Diri Seorang Sekretaris
Pengembangan sekretaris dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi. Salah satu diantaranya yaitu dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup :
1. Pre Service Training
Adalah latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu, yang meliputi :
a. Pendidikan formal yang diselenggarakan umum.
b. Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan, tempat sekretaris bekerja.
2. In Service Training
Yaitu latihan yang dilakukan pada saat sekretaris sedang menduduki jabatannya.